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POLITIQUE CONCERNANT LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Introduction

L’Association canadienne des entraîneurs (ACE) est une organisation de sport amateur sans but lucratif qui donne aux entraîneurs et aux entraîneures les habiletés, les connaissances et les attitudes fondamentales qu’il leur faut pour contribuer à l’excellence dans le sport. Dans le cadre des activités liées à ses programmes et à ses services, l’ACE peut collecter des renseignements personnels; elle a donc élaboré la présente politique afin d’informer les personnes concernées de l’engagement soutenu dont elle fait preuve afin d’assurer que les renseignements personnels collectés dans le cadre de ses activités demeurent exacts et confidentiels.

Que sont les renseignements personnels ?

L’expression «renseignements personnels» s’applique à toutes les informations, quels que soient leur forme ou leur support, concernant une personne identifiée ou une personne dont l’identité peut être devinée ou établie à partir de ces informations, à l’exception des coordonnées commerciales (p. ex., nom, titre, adresse d’entreprise). La présente politique ne vise pas les données cumulatives à partir desquelles il est impossible d’établir l’identité d’une personne. L’ACE se réserve le droit d’utiliser les données cumulatives à toute fin qu’elle juge appropriée.

Pourquoi l’ACE collecte-t-elle des renseignements personnels ?

L’ACE peut utiliser les renseignements personnels qui lui sont fournis verbalement ou par écrit (y compris par l’intermédiaire des médias électroniques) par des participants et participantes, des organismes partenaires ou d’autres tierces parties dans les buts suivants :

a) administrer le Programme national de certification des entraîneurs et mettre à jour la banque de données dudit Programme;
b) administrer le programme Les entraîneures, le programme Nutrition sportive pour les athlètes et entraîneurs et d’autres programmes internes;
c) vérifier l’accréditation des participants et participantes;
d) administrer les programmes de bourses d’études et de subventions de l’Association;
e) organiser diverses conférences qui offrent aux entraîneurs et entraîneures et aux dirigeants et dirigeantes du sport des occasions de perfectionnement professionnel et de réseautage;
f) gérer les différents programmes de prix et de reconnaissance de l’Association;
g) fournir de l’information aux participants et participantes, aux organismes partenaires et à d’autres parties à propos des programmes et services liés à la formation des entraîneurs et entraîneures;
h) gérer les relations avec, notamment, les participants et participantes ainsi que les organismes partenaires et communiquer avec ceux-ci;
i) respecter des exigences juridiques et réglementaires;
j) répondre à d’autres besoins compatibles aux buts susmentionnés.

Les renseignements personnels exigés par l’ACE varient en fonction des services fournis.
 
Comment les renseignements personnels sont-ils collectés et utilisés par l’ACE ?

Seuls les renseignements personnels qui répondent à des besoins jugés raisonnables en l’occurrence et qui sont nécessaires pour fournir des services ou de l’information aux participants, aux participantes, aux organismes partenaires et d’autres parties seront collectés, utilisés et divulgués par l’ACE. L’Association a uniquement recours à des méthodes équitables et licites pour collecter les renseignements personnels.

L’ACE n’utilise les renseignements personnels qu’aux fins qui sont décrites dans la présente politique; aucun renseignement personnel obtenu par l’Association ne sera autrement vendu, commercialisé, troqué, échangé ou divulgué moyennant rétribution.

Situations dans lesquelles l’ACE peut divulguer des renseignements personnels

L’ACE peut divulguer des renseignements personnels aux parties énumérées ci-après :

a) les fédérations nationales de sport pertinentes ou leurs associations sportives locales;
b) les coordonnateurs et coordonnatrices provinciaux ou territoriaux de la formation des entraîneurs et des entraîneures;
c) le Conseil national de certification des entraîneurs ainsi que ses membres et membres associés;
d) les Instituts nationaux de formation des entraîneurs;
e) les organismes gouvernementaux qui versent des fonds à l’ACE;
f) les médias imprimés et électroniques qui couvrent des événements liés aux programmes de prix et de reconnaissance;
g) les personnes et organismes qui aident l’ACE à faire connaître ses produits et services;
h) les personnes et organismes qui conseillent ou fournissent des services à l’ACE;
i) les personnes et organismes qui participent à :
i la mise à jour, la révision et l’élaboration des systèmes, des procédures et de l’infrastructure de l’ACE, y compris la mise à l’essai et l’amélioration des systèmes informatiques de l’Association;
ii la restructuration de l’ACE.

Dans le cas où des renseignements personnels de nature délicate sont soumis à l’ACE, cette dernière ne divulguera pas lesdits renseignements à moins qu’ils ne s’avèrent nécessaires pour que l’Association fournisse ses services à un participant, une participante ou un organisme partenaire.

Si l’ACE divulgue des renseignements personnels à des organismes qui fournissent des services pour son compte, elle exigera que ces organismes utilisent lesdits renseignements aux seules fins de fournir des services à l’Association, aux participants et participantes, aux organismes partenaires ou à la personne concernée et exigera également qu’ils prennent les mesures de sécurité appropriées pour protéger ces renseignements personnels.

Si des renseignements personnels sont susceptibles d’être transférés à un autre organisme en prévision d’une fusion ou d’une restructuration de l’ensemble ou d’une partie de l’ACE, l’Association n’effectuera ledit transfert qu’à la condition que les parties aient conclu une entente en vertu de laquelle la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements (y compris les renseignements personnels) sont restreintes aux fins qui sont liées à la transaction, y compris pour établir s’il y a lieu ou non de procéder à la transaction, et sont utilisées par les parties pour effectuer et finaliser la transaction.

Il faut noter que, dans certaines circonstances, l’utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels peut être justifiée ou permise, et que l’ACE peut se voir obligée de divulguer ces renseignements sans consentement. Des exemples figurent ci-dessous :

a) lorsque les renseignements sont exigés par la loi ou par une ordonnance ou une prescription de la cour, d’un organisme administratif ou d’un tribunal gouvernemental;
b) lorsque l’ACE estime, en se fondant sur des motifs raisonnables, que les renseignements sont nécessaires pour protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe pouvant être identifiés;
c) lorsque les renseignements sont nécessaires afin de calculer ou de percevoir des sommes dues à l’ACE;
d) lorsque les renseignements sont nécessaires pour permettre à l’ACE d’exercer des recours existants ou pour restreindre tout dommage pouvant être causé à l’Association;
e) lorsque les renseignements sont de nature publique.

Si l’ACE se voit dans l’obligation, ou a la permission, de divulguer des renseignements sans consentement, elle ne divulguera pas d’autres informations que celles qui lui ont été demandées.

Consentement

À moins que la loi ne le permette, aucun renseignement personnel n’est collecté sans l’obtention préalable du consentement de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion dudit renseignement. Cependant, il est possible que l’ACE demande un consentement dans le but d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels après que ceux-ci aient été collectés si l’Association souhaite utiliser lesdits renseignements à des fins qui ne sont pas identifiées dans la présente politique, qui n’ont pas été mentionnées auparavant ou pour lesquelles la personne concernée n’a pas préalablement donné son consentement.

En fournissant des renseignements personnels à l’ACE, vous acceptez et consentez à ce que celle-ci collecte, utilise et divulgue lesdits renseignements conformément aux dispositions de la présente politique. En outre, lorsque cela s’avère pertinent, il est possible que l’Association demande une autorisation ou un consentement spécifique.

Dans la plupart des cas, et sous réserve de restrictions légales et contractuelles, vous êtes libre de refuser ou de retirer votre consentement en tout temps, pourvu que vous en avisiez l’Association dans un délai raisonnable. Il faut noter que, dans certaines circonstances, certains services ne peuvent être offerts que si les renseignements personnels sont fournis à l’ACE. Par conséquent, si vous choisissez de ne pas fournir à l’Association les renseignements personnels qu’elle demande, il est possible qu’elle ne soit pas en mesure de vous offrir les services désirés. L’ACE vous informera des conséquences liées au retrait du consentement.

Exactitude et détention des renseignements personnels

L’ACE s’efforce d’assurer que tous les renseignements personnels qui lui sont soumis et qui se trouvent en sa possession sont suffisamment exacts, actuels et complets pour satisfaire aux besoins qui nécessitent leur utilisation. Si l’Association découvre que des renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou périmés, elle révisera lesdits renseignements et, si cela s’avère nécessaire, elle fera de son mieux pour aviser les tierces parties à qui elle a fourni les renseignements inexacts afin que celles-ci puissent également corriger leurs dossiers.

L’ACE ne détient les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire à la satisfaction des besoins pour lesquels ils ont été collectés. Le temps de détention des renseignements varie en fonction du service et de la nature des renseignements. La période de détention peut être supérieure à la durée des relations entre la personne qui fournit les renseignements et l’ACE; néanmoins, l’Association ne détiendra les renseignements que pendant la période où elle aura besoin de posséder suffisamment d’informations pour répondre à toute question qui pourrait être soulevée à une date ultérieure.

Lorsque l’Association n’a plus besoin des renseignements personnels, elle a recours à des procédures établies pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les transformer de manière à préserver l’anonymat.

Actuellement, les principales installations dans lesquelles l’ACE détient des renseignements personnels se situent dans la ville d’Ottawa, et des entrepôts additionnels peuvent se trouver dans les municipalités avoisinantes.

Protection des renseignements personnels

L’ACE s’efforce de garder ses bureaux et ses installations de stockage d’information sécuritaires sur les plans physique, technique et des procédures afin d’éviter toute perte, mauvais usage, accès non autorisé, divulgation ou modification des renseignements personnels. Cela s’applique également aux méthodes d’élimination et de destruction de renseignements personnels de l’Association.

En outre, l’ACE offre une protection accrue des renseignements personnels en restreignant l’accès à ces renseignements aux seuls employés qui, de l’avis de la direction de l’Association, doivent connaître cette information dans le but d’être en mesure d’offrir les produits ou les services de l’ACE.

Si un employé ou une employée de l’ACE fait un mauvais usage de renseignements personnels, cela sera considéré comme une faute grave et des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la mise à pied pourront être prises. Si une personne ou un organisme fournissant des services à l’ACE ou pour le compte de celle-ci fait un mauvaise usage de renseignements personnels, cela sera également considéré comme une faute grave et des mesures pouvant aller jusqu’à la résiliation de l’entente liant ladite personne ou ledit organisme à l’ACE seront prises.

Accès aux renseignements personnels

L’ACE autorise un accès raisonnable et un droit de révision des renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’une personne par ladite personne; l’Association s’efforcera de fournir les renseignements demandés dans un délai raisonnable, habituellement au plus tard 30 jours après réception de la demande. Afin d’éviter que des prétextes frauduleux soient invoqués pour accéder aux renseignements, il est possible que l’ACE demande suffisamment d’informations lui permettant de confirmer que la personne qui fait la demande est autorisée à le faire avant de lui donner accès aux renseignements ou de lui permettre d’effectuer des corrections.

L’ACE fournira les renseignements qui figurent dans ses dossiers sous une forme facile à comprendre. L’Association se réserve le droit de ne pas modifier les renseignements personnels mais elle fournira en pièce jointe tout texte supplémentaire jugé approprié par la personne concernée.

L’ACE se réserve le droit de refuser de donner accès aux renseignements personnels lorsque les informations demandées :

a) pourraient entraîner la divulgation : 
          i) de renseignements personnels, y compris d’opinions, concernant une autre personne ou quelqu’un qui est décédé; ou 
          ii) de secrets commerciaux ou d’autres renseignements commerciaux confidentiels qui pourraient nuire à l’ACE ou à la position concurrentielle d’une tierce partie;
b) pourraient porter atteinte à des négociations contractuelles ou autres menées par l’ACE ou par une tierce partie;
c) sont assujetties au secret professionnel ou au privilège relatif au litige;
d) ne sont pas facilement accessibles et nécessiteraient un travail ou un coût disproportionnés par rapport à la nature ou à la valeur de l’information;
e) n’existent pas, ne sont pas détenues par l’ACE ou ne peuvent pas être trouvées par celle-ci;
f) pourraient raisonnablement causer : 
          i) un préjudice grave en ce qui a trait au traitement ou aux recours de la personne concernée; 
          ii) un dommage moral grave à la personne concernée ou à une tierce personne; ou 
          iii) un préjudice corporel grave à une autre personne;
g) pourraient empêcher ou nuire à l’application de la loi et à d’autres activités d’enquête ou de réglementation mises en œuvre par un organisme habilité à le faire par la loi;
h) n’ont pas à être divulguées ou ne doivent pas être divulguées en vertu d’une loi applicable.

Si l’ACE ne peut pas ou n’a pas à divulguer les informations, elle informera la personne qui a fait la demande des motifs qui l’empêchent de le faire.

L’ACE n’exige pas de frais pour vérifier ou corriger les renseignements personnels; cependant, selon les lois applicables, il est possible qu’un montant minimal doive être déboursé pour l’obtention d’une copie de dossier.

Site Web

Les serveurs Web de l’Association enregistrent des renseignements généraux à propos des visiteurs et visiteuses, notamment leur identité numérique, l’heure de la consultation et les pages visualisées. Ces renseignements sont uniquement utilisés sous forme cumulative pour des motifs internes; ils permettent à l’ACE d’offrir un meilleur service aux visiteurs et visiteuses car ils contribuent à :

a)  gérer le site de l’Association;
b)  repérer les problèmes techniques;
c)  améliorer le contenu du site Web de l’Association.

Lorsque l’on navigue sur Internet, on est confronté à une technologie appelée «témoins». Les «témoins» sont des fichiers ou des éléments d’information qui peuvent être stockés sur le disque dur d’un ordinateur lorsque l’utilisateur ou l’utilisatrice consulte un site Web. La programmation initiale de la plupart des navigateurs Internet accepte les témoins. Si l’utilisateur ou l’utilisatrice ne veut pas accepter les témoins, il ou elle n’a qu’à programmer le navigateur de manière à qu’il les refuse ou qu’il l’avertisse si des témoins sont envoyés. Les témoins «volatiles» sont des éléments d’information temporaires qui s’effacent lorsqu’un visiteur ou une visiteuse ferme la fenêtre de son navigateur Internet ou éteint son ordinateur. Les témoins volatiles permettent l’amélioration de la navigation sur les sites Web et de recueillir des informations statistiques cumulatives. Le site Web de l’ACE n’utilise pas de témoins volatiles.

Les témoins «persistants» sont des éléments d’information plus permanents qui sont stockés sur le disque dur de l’ordinateur du visiteur ou de la visiteuse et qui y demeurent, à moins d’être effacés. Les témoins persistants stockent de l’information dans l’ordinateur de l’utilisateur ou de l’utilisatrice pour différents motifs, notamment pour récupérer certains renseignements qui ont déjà été fournis (p. ex., des mots de passe), aider à établir quelles pages d’un site Web sont les plus utiles aux visiteurs et visiteuses et adapter un site Web en fonction de leurs préférences. Le site Web de l’ACE n’utilise pas de témoins persistants.

L’Association ne partage pas les renseignements personnels obtenus au moyen de témoins avec des tierces parties.

L’ACE n’exerce aucun contrôle sur le contenu des sites Web des tierces parties qui pourraient être consultés par les utilisateurs et utilisatrices à partir d’hyperliens figurant sur le site de l’Association. L’ACE encourage tous les utilisateurs et toutes les utilisatrices à lire la politique de protection des renseignements personnels de chaque site Web consulté.

Questions liées à la confidentialité

Si vous avez des questions au sujet de : (i) l’accès aux renseignements personnels; (ii) les principes de l’ACE concernant la collecte, l’utilisation, la gestion ou la divulgation de renseignements personnels; ou (iii) la présente politique, veuillez communiquer avec l’agent de protection des renseignements personnels de l’ACE en faisant parvenir un courriel à mschryburt@coach.ca, ou appelez au (613) 235-5000, poste 9-2365, et demandez à parler à Marc Schryburt, agent de protection des renseignements personnels de l’ACE.

L’ACE enquêtera sur toutes les plaintes qui lui sont présentées et, si une plainte s’avère justifiée, elle prendra toutes les mesures raisonnables pour régler la question.